筹办一场完美的活动活动或新闻发布会,庆典年会等,首先是肯定离不开一个适合的场地,一个适合的场地会给一场活动带来意想不到的效果。比如演唱会活动大多选择在体育馆或者大型活动中心,根据演唱会的大小来选择场地大小;又比如产品品牌发布会肯定会选择在大型星级酒店,因为在高端酒店能体现出主办方对发布会的重视,同时提升发布会的档次。还有的商场、购物中心、广场、楼盘开业或者周年庆典一般场地都会选择在附近地点,或者干脆就在商场前的空地……等。
做为客户提出筹办一场活动,我们一起来理一理关于场地的要素。
第一、场地的价位。活动场地的价位为什么重要呢?因为活动主办方必须要明确预算在场地这里分配了多少,如:活动场地也是分很多级别的,不同价位的档次必然是不同的,活动主办方要根据活动总预算选择出活动主办方能接受的活动场地。新闻发布会场地,选择不同级别酒店会场,成本是差距很大的。
第二、出场地的印象。也就是活动主办方对这个场地外观的一个评判,有的场地看起来很有档次很奢华,或有的可能是一个比较温馨、素雅的外观。这就得看主办方的选择或者此次活动的风格来选择适合的了。
第三、活动场地的位置。活动场地的位置是非常关键的,之前也说啦,不同类型的活动选择不同的场地。像比如目的是为了为某个商场或者游乐园洗客的话,活动场地肯定是不能选择太远。
第四、活动场地的大小,这个需要根据参加活动的人数而定,所以主办方应从考虑要邀请的人数,根据人数选择适合的场地,避免场地定得过大或过小造。
第五、活动现场的设备。设备根据场地的大小而定,大场地需要的设备当然需要得更多,而且需要质量更好的,比如音响,如果质量不好则会造成参与活动的嘉宾听不清台上的讲话,也就给嘉宾留下一个糟糕的印象。如果现有场地设备不能满足活动需求,还要注意外租设备的搭建施工要求及施工条件。
总结以上在选择活动场地时需考虑的五个大要素中,前四项通常由客户自己跟据自己的情况可以来决定,只有第五项,需要一定的专业知识来判断场地选择,大兴业曾经接待过一个客户筹划举办一场企业年会。客户选择好了酒店后,自己随意一家策划公司做了一套设计方案,其中需要曾加LED屏设备,预算方案迟迟未通过领导的批准。快到活动日前两天,因与策划公司在服务费上没有谈好,策划公司退出了服务。这家企业才找到我们,按我们的要求需上酒店看场地,并沟通方案。活动进场前第二天,我们约去看了场地后,直接否定他客户方案。原因就是酒店提供的电力不能支持LED屏的供电量。酒店的层高也不适合用那么大的LED屏。当天只得重做预算方案。问题是客户前做的视频剪辑,图片设计需全部重新设计与剪辑。
所以我们在选择场地的时候一定要仔细了解清楚,包括场地基本情况、休息场所、更衣室、桌椅板凳等等,活动场地数据等,选择场地的学问不大有文章。活动台上1-2小时,台下,台后,是一周甚至一个月,数月的准备工作。那全是需要有丰富经验与专业技术人员的服务。有需求的朋友们可以多关注大兴业公众号信息,即将上线的《大兴业场地数据库》。大兴业以上千活动执行经验,服务客户,因专注活动执行服务,只为让客户让省心。